A melhor lista de verificação de conformidade de frota que você realmente precisa
Gerenciar uma frota envolve muitas responsabilidades e uma das principais é garantir que os veículos e motoristas da frota atendam aos padrões de conformidade exigidos.
Além de garantir um ambiente de trabalho seguro para os motoristas e seus veículos designados, a adesão à conformidade também ajuda as empresas a evitar impactos negativos na produtividade e nos orçamentos com multas, penalidades e até acidentes desnecessários.
Uma lista de verificação de conformidade detalhada garante que as empresas e os gestores de frota cubram todas as suas bases. Felizmente para você, compilamos um guia que descreve de forma abrangente tudo o que você precisa para a lista de verificação de conformidade definitiva.
Neste artigo, você irá:
- Familiarize-se com o conceito de compliance na gestão de frotas
- Entenda a importância de garantir que sua frota permaneça em conformidade
- Descubra diferentes documentos de conformidade e listas de verificação usados na gestão de frotas
- Saiba mais sobre conformidade de gestão de frota em Moçambique
- Obtenha a melhor lista de verificação de conformidade de gerenciamento de frota para sua conveniência
- Descubra como o Cartrack Moçambique pode ajudá-lo a manter a conformidade com o mínimo esforço
Os princípios básicos da conformidade de gerenciamento de frota
É importante compreender a conformidade da gestão de frotas e por que razão é crucial para uma gestão de frotas segura e eficaz. Ajuda as empresas a compreender o quanto se beneficiarão com a implementação de uma lista de verificação de conformidade sólida.
Um dos objetivos mais importantes da conformidade da frota é garantir a segurança dos motoristas, ativos e membros do público. Manter a total conformidade envolve a implementação de medidas que promovam a segurança da frota e a conformidade dos motoristas. Os requisitos de conformidade e uma plataforma telemática avançada ajudam as empresas a determinar os seus padrões de segurança e como mantê-los.
Qual é a importância da conformidade na gestão de frota?
A conformidade da frota anda de mãos dadas com a gestão de riscos da frota. Ambos são cruciais para identificar problemas que podem tornar uma frota insegura ou não conforme e, em seguida, encontrar formas de evitar esses problemas e fazer as melhorias necessárias.
Como os procedimentos de gestão de frotas se vinculam à conformidade
Um software de gerenciamento de frota infalível é uma ótima maneira de identificar problemas relacionados à conformidade que precisam de atenção. É também uma diretriz inteligente para criar um guia de conformidade personalizado para o seu negócio. Conheça alguns dos principais componentes de gestão de frota que pode utilizar para criar a sua.
- Gestão de veículos: Inspeções regulares garantem que os veículos estejam sempre em boas condições de circulação e funcionem como deveriam, contribuindo para um ambiente de trabalho seguro.
- Gestão de motoristas: acompanhar o comportamento dos motoristas e gerenciar uma lista organizada ajuda a identificar hábitos de direção improdutivos, ao mesmo tempo que garante que os motoristas estejam bem descansados, contribuindo para a conformidade relacionada à segurança.
- Rastreamento de movimento: Garantir que os movimentos dos veículos sejam sempre eficientes com rotas otimizadas faz parte de uma gestão eficiente da frota. Rastrear os movimentos da sua frota ajuda os gestores de frota a identificar e lidar proativamente com quaisquer problemas de conformidade.
- Monitoramento de fluxo de trabalho: O monitoramento de fluxos de trabalho individuais e relacionados à frota ajuda a criar sistemas eficientes de gerenciamento de frota. Isto permite que os gestores de frota identifiquem a necessidade de ajustes no fluxo de trabalho e os implementem adequadamente.
- Gestão administrativa: a administração não é a parte favorita do trabalho de todos os gestores de frota, mas deixar um registo em papel de relatórios detalhados apoia quaisquer reclamações relacionadas com a conformidade e é uma fonte valiosa de informações para melhorias futuras.
Um sistema telemático sólido simplifica a gestão da frota e reduz drasticamente a carga administrativa.
Que tipos de documentos de gestão de frota são utilizados?
Os proprietários ou gestores de frotas utilizam documentos de gestão de frotas para registar informações sobre os veículos da frota. Esses documentos geralmente estão na forma de listas de verificação de procedimentos específicos para simplificar o processo de conformidade.
As empresas costumam usar uma lista de verificação de inspeção de veículos de frota em formato PDF. Isso garante que todos os veículos da frota estejam em condições de circular, contenham o equipamento necessário e geralmente estejam livres de problemas. Usar uma lista de verificação diária de inspeção veicular em formato Excel pode adicionar mais funcionalidade à forma como o formulário é usado.
Em caso de dúvida, é fácil baixar gratuitamente listas de verificação diárias de inspeção de caminhões ou formulários de listas de verificação de inspeção de veículos como base para criar versões personalizadas que atendam às necessidades do seu negócio.
O que todos estes documentos e listas de verificação têm em comum é que são utilizados para monitorizar os movimentos relacionados com a frota e garantir que os condutores e veículos da frota cumprem as normas de conformidade.
O que os gerentes de frota precisam saber: a única lista de verificação de conformidade que você realmente precisará
Com um processo de conformidade simplificado onde os gestores de frota podem acompanhar todos os aspectos das suas frotas, incluindo conformidade fiscal, auditorias internas e inspeções, você pode evitar possíveis penalidades, mantendo sua contabilidade atualizada e seus motoristas seguros
Com um processo de conformidade simplificado onde os gestores de frota podem acompanhar todos os aspectos das suas frotas, incluindo conformidade fiscal, auditorias internas e inspeções, você pode evitar possíveis penalidades, mantendo sua contabilidade atualizada e seus motoristas seguros
- Priorize o cumprimento fiscal
Benjamin Franklin disse a famosa frase: morte e impostos são as duas coisas certas na vida. Quando se trata de conformidade na gestão de frotas, esta última certamente soa verdadeira. As empresas devem seguir as leis fiscais locais para evitar multas e cumprir os padrões de conformidade legal.
Esses fluxos fiscais essenciais podem ser adicionados à sua lista de tarefas de conformidade:
IVA: Imposto sobre Valor Agregado
PAYE: pague conforme você ganha
UIF: Fundo de desemprego
SDL: Taxas de desenvolvimento de habilidades da frota cumprem as normas de conformidade.
Nos EUA e no Canadá, o imposto sobre os combustíveis constitui uma componente essencial do cumprimento fiscal das empresas, uma vez que os gestores de frota devem ser capazes de indicar para onde vão os impostos sobre os combustíveis. Eles fazem isso monitorando o uso de combustível.
O IFTA ou Acordo Internacional de Imposto sobre Combustíveis permite que 48 estados dos EUA e dez províncias da CA coletem dados, incluindo milhas de viagem, combustível adquirido e locais de compra.
Embora diferentes países possam ter diferentes leis fiscais e requisitos de conformidade, a conformidade fiscal continua a ser parte integrante da conformidade global da gestão de frotas, e a utilização de uma plataforma SaaS sofisticada ajuda as empresas a recolher os dados de que necessitam para se manterem em conformidade. - Realize inspeções regulares nos veículos
Como parte de sua lista de verificação de conformidade geral, uma lista de verificação de manutenção de veículos de frota pode ajudá-lo a garantir que os veículos de sua frota estejam em condições de circular e em perfeitas condições. As inspeções regulares dos veículos contribuem para a conformidade com as melhores práticas e ajudam a identificar defeitos cruciais, ao mesmo tempo que elevam os padrões de segurança da frota e aumentam a longevidade da frota.
Mantenha sua frota na estrada com uma lista de verificação especializada de inspeção veicular.
Inicie o processo anotando a leitura do hodômetro do veículo, os últimos seis dígitos de seu VIN, detalhes da placa, marca e modelo e o nome e sobrenome do motorista designado.
Esses detalhes ajudam você a controlar a quilometragem, a idade, os marcadores de identificação e o motorista designado do veículo durante uma inspeção.
Quando terminar, siga a lista de verificação de cinco etapas abaixo para fazer uma inspeção abrangente:
1. Pré-partida: Verifique o óleo, a transmissão e os fluidos do lavador
2. Interior: Após ligar o motor, verifique se os seguintes itens estão funcionando: Nível de combustível, buzina, ar condicionado, luzes internas, pedais de freio. Em seguida, verifique os cintos de segurança e os estofados. Certifique-se de que o kit de primeiros socorros esteja abastecido e que o veículo possua ferramentas de emergência, como sinalizadores, lanternas e rodas sobressalentes.
3. Espelhos/janelas: Teste os limpadores de para-brisa e certifique-se de que os espelhos estejam limpos.
4. Exterior: Comece verificando as luzes dianteiras e traseiras, piscas e luzes de emergência. Em seguida, passe para os pneus e verifique o desgaste e a pressão do pneu sobressalente.
5. Material rodante: Verifique se há vazamentos de fluido e quaisquer objetos soltos ou pendurados
Esta lista de verificação ajuda a identificar problemas que podem afetar o estado de conformidade da frota. Ao sinalizar estes problemas e tomar medidas imediatas, as empresas podem evitar mais problemas de conformidade e segurança. - Mantenha o controle sobre a validade da licença e autorização
Permanecer dentro dos limites da lei é uma parte inegociável da conformidade da frota. Isto pode incluir garantir que os registos e licenças estejam atualizados e válidos para manter os carros da frota na estrada e evitar multas relacionadas. Manter-se atualizado sobre os seguintes administradores relacionados à frota ajuda os gerentes de frota a permanecerem em conformidade:
– Obtenha e regule licenças adequadas para seus veículos
– Registrar veículos junto às autoridades competentes
– Fique por dentro das renovações da carteira de motorista
– Certifique-se de que as renovações de registro de veículos sejam feitas dentro do prazo - Execute auditorias internastoridade relevante da empresa.
Então, digamos que você esteja implementando um novo sistema de gerenciamento de frota ou procurando identificar pontos problemáticos no sistema atual. A realização de auditorias internas pode ajudá-lo a fazer as duas coisas, ao mesmo tempo que é uma grande ajuda na conformidade da frota
Uma auditoria abrangente não avalia apenas todos os aspectos da gestão de frota, mas também fornece uma melhor visão sobre se os processos de uma empresa estão em conformidade com as regulamentações governamentais, requisitos de gestão de frota e melhores práticas. O que há para não gostar em matar dois coelhos com uma cajadada só?
A lista de verificação definitiva de auditoria de gestão de frota:
Para ajudar os gestores de frotas e as empresas a beneficiarem da conformidade, aqui está uma lista de verificação detalhada de auditoria de gestão de frotas:
Política de Gestão de Frota – Revisar as políticas de segurança e saúde e segurança da frota.
Veículos – Revise as inspeções de veículos e planeje a substituição do veículo. Avalie os procedimentos de monitoramento de veículos. Analise o uso de combustível.
Motoristas – Avalie os motoristas e revise o treinamento da equipe. Revise a validade da licença e os acordos de seguro. Treine novamente os motoristas quando necessário.
Terceiros – Revise e avalie fornecedores terceirizados.
Segurança da Frota – Revise e avalie a segurança da frota.
Operacionalmente – Avaliar e revisar o inventário.
Depois que todos os dados forem avaliados e revisados, é importante realizar três etapas finais:
– Rever e avaliar recomendações de auditorias anteriores
– Rever as conclusões da auditoria atual
– Obtenha as conclusões aprovadas pela autoridade relevante da empresa
Depois de concluir todas essas etapas, você realizou uma auditoria aprofundada em sua frota sobre os aspectos mais importantes. - Conheça o horário de atendimento dos motoristas da sua frota
Mesmo que uma empresa tenha apenas alguns motoristas de frota, saber o horário exato de serviço ou HOS além de tudo o mais que precisa ser feito é virtualmente impossível. No entanto, acompanhar o HOS de cada motorista é crucial para permanecer em conformidade com os requisitos de saúde, segurança e ambientais. Aqui está o porquê.
Mesmo que uma empresa tenha apenas alguns motoristas de frota, saber o horário exato de serviço ou HOS além de tudo o mais que precisa ser feito é virtualmente impossível. No entanto, acompanhar o HOS de cada motorista é crucial para permanecer em conformidade com os requisitos de saúde, segurança e ambientais. Aqui está o porquê.
Mesmo que uma empresa tenha apenas alguns motoristas de frota, saber o horário exato de serviço ou HOS além de tudo o mais que precisa ser feito é virtualmente impossível. No entanto, acompanhar o HOS de cada motorista é crucial para permanecer em conformidade com os requisitos de saúde, segurança e ambientais. Aqui está o porquê.
O gerenciamento do HOS leva a um melhor gerenciamento da fadiga do motorista e a uma frota mais segura.
Experimente conformidade sem esforço com Cartrack Moçambique
Veja como os recursos avançados baseados em telemática do Cartrack Moçambique podem ajudar a tornar o controle da conformidade, segurança e gerenciamento de riscos um processo contínuo e indolor:
- Receba atualizações automatizadas sobre renovação de licença, autorização e conformidade de registro com o software de contabilidade MiFleet, que está perfeitamente integrado na plataforma de gerenciamento de frota Cartrack Moçambique.
- Receba atualizações automatizadas sobre renovação de licença, autorização e conformidade de registro com o software de contabilidade MiFleet, que está perfeitamente integrado na plataforma de gerenciamento de frota Cartrack.
- Receba atualizações automatizadas sobre renovação de licença, autorização e conformidade de registro com o software de contabilidade MiFleet, que está perfeitamente integrado na plataforma de gerenciamento de frota Cartrack Moçambique.
- Receba atualizações automatizadas sobre renovação de licença, autorização e conformidade de registro com o software de contabilidade MiFleet, que está perfeitamente integrado na plataforma de gerenciamento de frota Cartrack.
Alcançar a conformidade em toda a frota pode ser uma tarefa difícil, senão impossível. Para tornar o cumprimento da conformidade o mais fácil possível, especialmente quando se trata de aquisição de dados e relatórios precisos – um sistema telemático sofisticado é o melhor amigo de todo gestor de frota. A Cartrack Moçambique é um fornecedor de SaaS dominante, com mais de meio milhão de unidades de gestão de frotas ativas apenas em Moçambique
Converse hoje mesmo com um agente Cartrack Moçambique para obter uma solução inteligente e personalizada para todas as necessidades de conformidade da sua frota.
