Deveres do Controlador de Frota: Quais são as 7 principais responsabilidades que precisa de saber

Os controladores de frota são responsáveis ​​por muitas partes de um sistema de frota complexo e coordenado, incluindo produtos, fornecedores, motoristas de entrega, clientes e muito mais. Se faltar uma peça do puzzle, o sistema poderá ter dificuldades. Gerir uma frota é desafiante, pois deve cuidar destas diversas peças móveis, todas elas exigindo o mesmo esforço concentrado.

Junte-se a nós e aprenda como corresponder a estas expectativas, explorando as sete principais responsabilidades do controlador de frotas.

 

Neste artigo, irá:

• Aprenda sobre a importância do papel do controlador de frotas
• Explore as sete principais responsabilidades dos controladores de frota
• Aprenda quais as competências e qualidades que os gestores de frota necessitam para executar essas responsabilidades
• Conheça todas as soluções complementares de responsabilidade civil da Cartrack
• Veja como pode tirar o máximo partido da nossa plataforma FleetWeb

 

Porque é que as funções dos controladores de frota são essenciais?

Se os gestores de frotas não implementarem com sucesso as suas funções numa área, isso terá provavelmente um efeito cascata, influenciando negativamente mais do que uma característica da sua estratégia de gestão de frotas.

Este campo em rápida expansão também pressiona os gestores de frotas a acompanhar a evolução constante na indústria e na tecnologia de gestão de frotas, ao mesmo tempo que trabalham dentro dos interesses das suas empresas.

 

Uma função multidisciplinar e em rápida expansão

Explore aqui o mundo versátil e em rápida expansão dos gestores de frotas:

• Tarefas versáteis: Muitas das responsabilidades do controlador de frota estão interligadas, como a programação da manutenção e a segurança do condutor. Embora sejam responsabilidades distintas, estão interligadas, uma vez que o agendamento da manutenção influencia a segurança do condutor.

• Um sector e um campo em rápida expansão: o setor da gestão de frotas expande-se constantemente, com novas responsabilidades, tendências do setor, competências e software para acompanhar.

• Interesses comerciais/empresariais: Os gestores de frotas trabalham para empresas cujos lucros e reputação podem ser afetados pelo desempenho da frota-mãe.

 

As 7 principais responsabilidades do controlador de frotas

Com tanta coisa para conciliar, vem muita responsabilidade — veja como a montanha de tarefas do controlador de frota se torna mais fácil de enfrentar com a pura eficácia destas sete responsabilidades do gestor de frota.

1. Registar e analisar os dados que fornecem informações essenciais sobre a saúde do veículo

Para efeitos de recolha de dados, os proprietários e controladores de frotas necessitam de monitorizar informações essenciais que afetam as operações diárias. Isto porque a recolha e a análise de dados os ajudam a tomar diversas decisões informadas. Por exemplo, se os dados sobre as mudanças de óleo e o desempenho do veículo não forem recolhidos, podem não se aperceber de que precisam de implementar uma manutenção preventiva. Isto pode levar o veículo a necessitar de manutenção corretiva, assistência e reparação, além de gerar custos desnecessários, para não falar do tempo de inatividade.

Descubra mais sobre as suas obrigações com dados abaixo:

• Registar e preservar os dados: um registo abrangente de cada veículo, incluindo mudanças de óleo, desempenho e despesas, tais como despesas do condutor e custos de combustível.

• Analisar dados: isto implica identificar problemas potenciais e atuais e procurar formas de reduzir custos e gerir bem as finanças. Por exemplo, os gestores de frotas podem utilizar os dados para informar a otimização das rotas, o que pode ajudar a reduzir os custos, uma vez que os veículos provavelmente percorrerão distâncias mais curtas e utilizarão menos combustível.

 

As competências ou qualidades ideais para esta responsabilidade incluem uma compreensão profunda dos dados, como interpretar, analisar e aplicar dados, trabalhar com bases de dados e compreender estatísticas.

 

Empregue os nossos diagnósticos de veículos habilitados para CANBus definidos por dados

O CANBus fornece aos gestores de frotas dados de diagnóstico em tempo real sobre os seus veículos, tais como leituras do conta-quilómetros, informações sobre o carregamento de veículos elétricos, diagnósticos do motor, comportamento do condutor, informações sobre o combustível e leituras do odómetro.

 

2.º Cronogramas de manutenção para prontidão para o trabalho

Elaborar e implementar planos de manutenção é essencial porque focar-se na saúde do veículo garante o seu máximo funcionamento. Negligenciar esta responsabilidade pode levar a muito tempo de inatividade e a custos de manutenção evitáveis. Todos estes problemas poderiam ter sido evitados se os controladores de frota tivessem implementado a manutenção preventiva.

Por fim, uma manutenção deficiente pode colocar em risco a segurança dos condutores. O veículo pode avariar na estrada, deixando o condutor abandonado. O desgaste também pode afetar o tempo de resposta dos veículos, tornando mais difícil travar ou manobrar o automóvel em segurança.

Vejamos como pode evitar estas consequências negativas assumindo as seguintes responsabilidades:

Programe, registe e implemente a manutenção

• Prontidão para o trabalho: esta responsabilidade garante a prontidão para o trabalho, prolonga a expectativa de vida útil do veículo e cumpre as normas da indústria.

• Flexibilidade de agendamento: os gestores de frota devem estar preparados para ajustar os agendamentos com base em eventos inesperados.

• Implementação: pode implementar isto internamente ou trabalhar com terceiros, como uma oficina de automóveis.

 

As competências ou qualidades ideais para esta responsabilidade incluem uma excelente gestão do tempo, flexibilidade e compreensão dos serviços e todos os tipos de manutenção, incluindo manutenção preventiva, proativa, preditiva e corretiva.

 

As soluções automatizadas de manutenção preventiva da Cartrack simplificam a gestão de frotas

Oferecemos muitas soluções para automatizar a manutenção preventiva, como alertas em tempo real ou diagnósticos de veículos. Estas soluções utilizam software telemático para antecipar possíveis problemas nos veículos. Estes alertas incluem pastilhas de travão gastas, problemas no motor e muito mais.

 

3.º Rastreamento da frota em tempo real com utilização de software

Tornou-se prática comum os controladores de frotas utilizarem software, geralmente sistemas de GPS, para evitar o roubo ou sequestro e o consumo excessivo de combustível. Sem um software de rastreio, estes problemas podem levar a despesas e atrasos desnecessários.

Rastreamento de veículos

• Otimização de rotas: o rastreamento por GPS ajuda na otimização de rotas, no tempo de entrega e na poupança de despesas com combustível.

• Captura de dados: o seguimento por GPS pode capturar dados para análise e projeções.

• Sequestro ou furto: Esta solução de rastreamento auxilia na localização do veículo em caso de sequestro ou furto.

• Monitorização do combustível: a monitorização do combustível ajuda a melhorar e a otimizar o consumo de combustível, aumentando a relação custo-benefício.

 

As competências ou qualidades ideais para esta responsabilidade incluem um bom entendimento da logística e a capacidade de trabalhar com software de localização de frotas.

 

Utilize a nossa solução Live GPS para o ajudar a acompanhar a sua frota em tempo real

A nossa solução Live GPS proporciona visibilidade em tempo real da sua frota em relação à posição, velocidade e direção. Inclui também geofencing, capacidade de detetar comportamentos de condução, monitorização de combustível, relatórios de viagem e histórico de viagens.

 

 

4. Gestão da segurança e conformidade

Os controladores de frota devem levar a sério a gestão da segurança e da conformidade. A negligência colocará em risco os motoristas, e os gestores, o departamento de frotas e talvez até a empresa ou negócio, podendo enfrentar taxas na melhor das hipóteses e problemas legais graves na pior.

Os perigos da negligência incluem acidentes, que podem causar danos no veículo ou no camião, resultando em reparações, serviços e custos de manutenção evitáveis. Os acidentes também geram taxas de seguro elevadas. Outras formas de negligência incluem a violação das regras de trânsito, auditorias e problemas de licenciamento.

Aqui está uma visão das responsabilidades do gestor de frota relacionadas com a segurança e a gestão da conformidade:

Garantindo a segurança

• Manutenção: Os controladores de frota devem realizar inspeções frequentes aos veículos.

• Políticas de segurança: os controladores de frota são responsáveis ​​pelas políticas gerais de manutenção.

• Comportamento do condutor: devem monitorizar o comportamento do condutor na estrada para detetar comportamentos agressivos, como travagens bruscas, excesso de velocidade, curvas e ralenti excessivo.

 

Garantir a conformidade

• Regras de trânsito: certifique-se de que os condutores compreendem e seguem todas as regras de trânsito.

• Auditorias internas: garanta que todas as auditorias internas são corretas e eticamente sólidas.

• Licenças e guias: verifique regularmente se as licenças e guias são válidas.

As principais competências ou qualidades para esta responsabilidade incluem a compreensão das disposições e leis de segurança relevantes, tais como regras de trânsito, auditoria, conformidade fiscal e licenciamento. Os controladores de frota devem também ter um bom conhecimento sobre a manutenção de veículos e a implementação de políticas e regulamentos de segurança.

 

Explore a tecnologia de câmara Cartrack LiveVision AI para detetar não conformidades e garantir a segurança

O LiveVision da Cartrack alerta para colisões frontais. Deteta o uso de telemóveis, bocejos, fumo e condutores cansados ​​ou distraídos, tornando-se a ferramenta perfeita para detetar o comportamento do condutor de todos os ângulos. O LiveVision é alimentado por inteligência artificial e tem oito câmaras que transmitem e gravam vídeos em direto.

 

5. Gestão de condutores para melhorar o desempenho em questões de elevada retenção e segurança

O mau desempenho, como chegar atrasado, má comunicação ou hostilidade, pode levar a clientes e fornecedores insatisfeitos. Se os gestores não conseguirem ajudar os motoristas a crescer, estes podem sentir-se insatisfeitos, o que pode resultar numa elevada taxa de rotatividade.

Esta possível negligência com as funções de gestão pode também resultar em consequências mais graves, colocando os condutores em perigo, uma vez que ainda não foram formados para compreender completamente todos os protocolos de segurança.

Vamos descobrir qual é o dever dos controladores de frotas para com os seus motoristas:

Monitorização de motoristas

• Os controladores de frota devem elaborar e gerir políticas de segurança para os condutores, reduzindo a hipótese de acidentes e a possibilidade de problemas legais.
• Devem utilizar um software que monitorize os hábitos do condutor, como o excesso de velocidade, as travagens bruscas, as curvas, o ralenti e a aceleração brusca.
• Os gestores de frota devem fornecer instruções claras, comunicação consistente e feedback construtivo.
• Manter o controlo da assiduidade é uma tarefa vital da gestão.

 

Coaching e aumento da produtividade

• Educação e formação: A educação aumenta a produtividade, uma vez que os condutores podem desempenhar as suas tarefas com melhor qualidade. Cada condutor precisa de personalizar esta orientação dependendo em habilidade e experiência.

• Qualificação regular: os controladores de frota devem formá-los não só quando começam a trabalhar, mas também torná-lo uma ocorrência regular.

• Incentivos: Os gestores de frotas devem elogiar e recompensar os seus motoristas pela produção de trabalho de elevada qualidade.

• Formação em conformidade de segurança: para além das tarefas e responsabilidades de trabalho dos colaboradores, estes gestores devem formar os motoristas sobre a conformidade de segurança

 

As competências ou qualidades ideais para esta responsabilidade incluem formação e comunicação, responsabilização dos condutores e fornecimento de feedback consistente.

 

Empregue a solução de gestão de frotas tudo-em-um da Cartrack, FleetWeb, para a excelência do condutor

O FleetWeb é uma solução multicamadas que combina perfeitamente com o mundo interligado da gestão de frotas – mantém todas as peças do puzzle intactas. Com a opção Frota, pode monitorizar e gerir a atividade e o comportamento dos seus motoristas.

Além de monitorizar a localização e a velocidade de cada condutor em tempo real, a plataforma também lhe permitirá rebobinar a sua viagem para ver quando o seu condutor estava ao ralenti, a alta velocidade ou a utilizar combustível. A plataforma fornece informações sobre todos os comportamentos dos condutores, incluindo excesso de velocidade, infrações de velocidade, acelerações bruscas, travagens bruscas e curvas bruscas.

 Os gestores de frotas podem utilizar estes comportamentos registados para descobrir o que os condutores precisam de aprender. Cada veículo tem uma pontuação de comportamento de condução, o que significa que os gestores de frota podem monitorizar se o condutor ou os condutores estão a implementar as lições de formação.

Esta é apenas uma amostra de como a gestão de frotas o pode capacitar a si e aos seus motoristas.

 

6. Administração eficaz e gestão de custos

A desorganização pode levar ao não cumprimento de metas, à organização não ser otimizada, à perda ou má gestão de dinheiro e à falta de registos de informações importantes que são legalmente exigidas, como impostos e licenças.

As responsabilidades sob o guarda-chuva da administração eficaz e da gestão de custos incluem:

Administração eficaz

Esteja atento a todas as peças móveis para garantir que as operações decorrem sem problemas e que tudo está em ordem. Estas peças móveis incluem:

• Combustível
• Comportamento do condutor

• Fornecedores
• Contratos
• Dados
• Relatórios

 

Gestão de custos

Monitorize os custos para garantir que o dinheiro é gasto de forma sábia e ética e que há lucro. Estes custos incluem:

• Faturas
• Pedidos
• Recibos
• Orçamento
• Estratégias para aumentar os lucros, ou seja, menos custos com combustível, melhores rotas e eliminação de despesas desnecessárias.
• Seguro
• Garantias
• Portagens
• Impostos
• Combustível
• Contratos

 

As competências ou qualidades ideais para esta responsabilidade incluem ter conhecimento financeiro, experiência empresarial, orientação para o detalhe, mentalidade estratégica e conhecimento matemático.

 

Descubra o MiFleet para uma solução abrangente para todas as suas necessidades de administração e gestão de custos

O MiFleet é um software de gestão de frotas abrangente que faz parte do FleetWeb. Ajuda-o a gerir a administração e os custos da frota.

• A administração eficaz inclui os custos relacionados com o combustível, a monitorização do comportamento do condutor, o registo de informações do fornecedor e a expiração da carta de condução.

• A gestão de custos inclui relatórios de resumo de custos, custos mensais e armazenamento de contratos. 

 

7. Comunicação eficaz

A má comunicação torna a execução do trabalho muito mais desafiante. Ao delegar tarefas, se os condutores não compreenderem as instruções, não conseguirão segui-las corretamente ou de acordo com a norma.

Se o gestor de controlo da frota não tiver clareza sobre quais os percursos a tomar, por exemplo, os motoristas provavelmente demorarão mais tempo a chegar ao destino ou, pior ainda, nem sequer chegarão, deixando os clientes insatisfeitos com o serviço.

Algumas destas responsabilidades que levam à comunicação produtiva incluem:

A capacidade de supervisionar e comunicar eficazmente instruções e orientações

• Capacidade de comunicar claramente para que todos os que estão sob a sua responsabilidade compreendam as suas tarefas e deveres e os implementem corretamente
• A capacidade de fornecer feedback e orientar os motoristas para que melhorem no seu trabalho
• Um estilo de comunicação que gera respeito e leva os colaboradores a ouvi-los naturalmente
• Capacidade de dialogar e ouvir os camionistas
• Capacidade de reportar claramente àqueles que estão acima deles em posições de gestão mais elevadas

 

As competências ou qualidades ideais para esta responsabilidade incluem a capacidade de ser bem falado e articulado, emocionalmente inteligente e conciso, bem como a capacidade de adaptar estilos de comunicação dependendo de com quem está a falar a nível individual e se está a falar com os seus funcionários ou aqueles em cargos de gestão mais elevados.

 

Confie na Cartrack Delivery para otimizar e simplificar a comunicação

O Delivery Application otimiza e simplifica a comunicação para todos, desde o controlador da frota até aos motoristas e clientes. A solução faz isso através de:

• Atualizações para clientes e gestores de frotas sobre os motoristas que aceitam, iniciam e completam os seus trabalhos.
• E-signs para comprovar a conclusão do trabalho
• Otimização de rotas
• Todas as instruções de trabalho podem ser dadas ao condutor através da App de Entrega.

 

 

Aproveite ao máximo a nossa plataforma rica em funcionalidades com a formação Cartrack Fleet Management

Se existe uma grande responsabilidade do controlador de frota, é que os controladores de frota devem estar sempre dispostos a aprender.

As nossas sessões de gestão de frotas ajudam-no a melhorar a sua vocação através das nossas soluções.

Mais concretamente, ensinamos-lhe a utilizar as nossas soluções de gestão de frotas da melhor forma possível para que estas lhe possam proporcionar a si e à sua frota todos os benefícios.

Facilite o malabarismo com as tarefas de controlador de frota. Contate-nos hoje.