A falta de comunicação no transporte rodoviário pode causar problemas de segurança nas frotas, diminuição da visibilidade na gestão de tarefas e resposta ou conhecimento mais lento a acidentes, avarias ou incidentes no local de trabalho.
Para a sorte dos gerentes e despachantes em todos os lugares, a solução para a falta de comunicação é simplesmente começar a se comunicar, parece simples, certo? Com uma linha aberta de comunicação, tecnologia de frota e soluções Cartrack, ter estas conversas difíceis será um pouco mais fácil para todos.
Vamos começar falando sobre comunicação
Neste artigo, você irá:
- Entenda por que a comunicação no transporte rodoviário é importante
- Explore o relacionamento entre despachantes e motoristas
- Receba dicas para melhorar a comunicação em sua frota
- Descubra como as soluções Cartrack podem ajudar nas comunicações
- Conheça os 5 sinais que indicam que sua equipe está com dificuldades de comunicação
Comunicação no transporte rodoviário
A comunicação é um dos principais métodos para retratar as necessidades, ações e pensamentos de alguém para o próximo e entendê-los de outra pessoa. Quando se trata de gestão de frotas, a comunicação é vital, pois desempenha um papel vital para garantir que todos estejam na mesma página e construir confiança à medida que é praticada.
No transporte rodoviário, a comunicação é uma via de mão dupla: os despachantes comunicam-se de forma eficaz com os motoristas para garantir que estão trabalhando de acordo com o cronograma e entendem seus desafios, e os motoristas se comunicam com atualizações ou contratempos na progressão das tarefas, criando um melhor fluxo de trabalho para a equipe.
Tudo depende de uma comunicação clara entre os dois, pois com a comunicação, os gestores podem reagir atempadamente a qualquer situação que a sua frota enfrente e, sem ela, os canais de comunicação podem quebrar dentro do negócio e impedir os gestores de cumprirem as suas responsabilidades.
Qual é a relação entre despachantes e motoristas?
Uma das relações mais importantes no transporte rodoviário é entre despachantes e motoristas, mas devido à escassez de motoristas, à elevada rotatividade de motoristas e a outros problemas, esta relação é muitas vezes tensa devido à falta de cultivo.
Os despachantes não são mais motoristas anteriores que subiram na hierarquia, agora a maioria são recém-recrutados na empresa, sem histórico de trabalho anterior de despachante ou conhecimento dos desafios e obstáculos enfrentados pelos motoristas.
Antes os despachantes estavam em campo ou na estrada com seus motoristas, hoje em dia a maioria dos despachantes fica em um cubículo supervisionando sua equipe apenas por meio de ligações ou ferramentas de gestão.
Isto promoveu uma ligação ainda pior entre os dois grupos, mas felizmente há uma solução; para que uma frota supere esse desafio, é necessário investir em um pouco de software de comunicação e gerenciamento de frota
O papel e as responsabilidades de um despachante
Sem um despachante, as frotas muitas vezes correm soltas, sem um plano ou direção. Um despachante traz organização e orientação aos motoristas e técnicos em campo, supervisionando entregas, coletas, equipes de serviços em campo, gerenciando o uso de ativos e, em geral, garantindo que tudo esteja funcionando perfeitamente e dentro do prazo.
Todas as suas responsabilidades podem se enquadrar em duas categorias: gestão logística e gestão de pessoas.
Deixe-me explicar.
Gestao de logistica
É aqui que os despachantes gerenciam a cadeia de suprimentos, o fluxo de trabalho e a progressão das tarefas. Coordenando pessoas, veículos e até equipamentos, os despachantes conduzem todas essas partes móveis para a conclusão de seus objetivos, seja a conclusão de tarefas, entregas ou solicitações de serviço.
As responsabilidades de um despachante na gestão logística:
- Agendamento de entregas, coletas e outros compromissos como agendamento de instalações de unidades de rastreamento de veículos para técnicos e clientes.
- Garantir que a frota esteja em conformidade e seguindo os regulamentos em termos de horas de condução, comportamento de condução, número de pausas realizadas, etc.
- Gerenciamento de incidentes
- Supervisionar ordens de serviço, gerenciamento de combustível e necessidades de manutenção da frota
- Planejamento de rotas para eficiência do fluxo de trabalho
Gestão de Pessoas
Este é o lado de suas responsabilidades onde a comunicação clara e concisa é necessária e suas habilidades de comunicação são mais utilizadas. Despachantes
Dicas para melhorar a comunicação
Para comunicar e colaborar eficazmente, ambas as partes precisarão ouvir uma à outra e também falar.
Ouvir ativamente é tão importante quanto falar quando se trata de comunicação porque permite que a mudança no diálogo seja mais do que apenas fornecer respostas, mas também compreender diferentes pontos de vista e perspectivas.
Alimento para o pensamento:
Como despachante, como você pode ajudar sua equipe se não ouvir suas reclamações?
A comunicação eficaz entre despachantes e motoristas começa com estas dicas:
- Comunicação clara e concisa
Incentive os motoristas a comunicar quaisquer problemas que possam enfrentar durante as suas viagens ou tarefas e o despacho deve seguir o exemplo, praticando também a comunicação regular com a equipa em relação a quaisquer atualizações nas tarefas que afetem o seu trabalho. Isso evita mal-entendidos, atrasos ou deixar de lado no escuro, que podem ser os motoristas ou os despachantes.
- Check-ins regulares
Comunique feedback, novos desenvolvimentos, estratégias ou desafios através de check-ins presenciais ou reuniões regulares. Sessões frequentes de atualização podem promover a confiança, melhorar a colaboração e fortalecer o trabalho em equipe dentro da frota.
- Atualizações em tempo real
Comunique informações importantes, como atribuições de trabalho, alterações de rota, alterações de rota e muito mais, assim que ocorrerem. Isto ajuda os condutores a tomar decisões informadas e a planear eficazmente o seu tempo em conformidade.
- Treinamento e suporte
Oferecer treinamento para despachantes e motoristas para melhorar suas habilidades de comunicação e fortalecer o relacionamento entre os dois.
- Aproveite a tecnologia
Tentar comunicar de forma eficaz com cada condutor da sua frota pode ser por vezes uma tarefa difícil, especialmente se tiver uma frota grande. É aqui que a tecnologia de frota e as soluções Cartrack podem facilitar rapidamente a comunicação. Soluções modernas de gestão de frota incentivam relações saudáveis e constantes entre gerente e motorista
Como podem o software de gestão de frotas e o Cartrack impactar positivamente o papel do despacho?
As soluções de gestão de frotas da Cartrack são métodos confiáveis utilizados para melhorar a eficiência da frota, abordando a gestão de diferentes aspectos da frota, como conformidade, segurança, combustível, custo da frota e, claro, comunicação.
Aqui estão algumas maneiras pelas quais o Cartrack pode reduzir a confusão entre essas duas partes e fortalecer a comunicação com seus recursos.
Receba atualizações de localização ao vivo com rastreamento de veículos por GPS
A falta de comunicação pode diminuir a visibilidade da frota e causar atrasos, através do Rastreamento de Veículos em tempo real, os despachantes obtêm atualizações de localização ao vivo de onde estão todos os seus veículos, obtêm diagnósticos do veículo e sabem imediatamente se estão dentro do cronograma ou avaliam os riscos e realizam o gerenciamento de incidentes se os motoristas precisarem de assistência devido a acidente ou avaria.
Reduza a confusão com a otimização de rotas
O planejamento manual de rotas pode consumir muito tempo e estar sujeito a erros humanos. A Cartrack utiliza o Planeamento de Rotas para planear as rotas mais eficientes que reduzem o consumo de combustível e o tempo de viagem. Também são enviados alertas de desvio de rota aos gestores para que fiquem atentos aos motoristas que seguem rotas alternativas às pré-definidas.
Melhore a segurança do motorista com alertas, relatórios e atualizações automatizadas
Despachantes e gerentes podem priorizar a segurança de seus motoristas e garantir a conformidade por meio de Driver Scorecards e relatórios de risco. Receba alertas instantâneos e atualizações automatizadas sobre o comportamento do motorista, como frenagens bruscas, curvas ou excesso de velocidade, e use os Driver Scorecards para comunicar a necessidade de treinamento ou melhoria de habilidades.
Melhore a comunicação bidirecional
A maioria dos softwares de gerenciamento de frota oferece comunicação em tempo real por meio de recursos de mensagens instantâneas. Cartrack oferece uma solução de câmera inteligente com comunicação de áudio bidirecional na cabine e Delivery, nosso recurso inteligente de gerenciamento de tarefas que permite aos despachantes atualizar seus motoristas em tempo real e vice-versa.
Com esses dois, os despachantes podem usar o Delivery para atualizar rotas e entregar instruções, e usar câmeras inteligentes para alertar os motoristas sobre comportamentos de risco, para que possam corrigi-los rapidamente, enquanto os motoristas podem se comunicar verbalmente por meio de câmeras inteligentes na cabine, se questionados sobre qualquer comportamento do motorista. eventos.
Aqui está um estudo de caso de como a Diag usou o Delivery para obter uma comunicação eficiente dentro de sua equipe.
Diag é um laboratório médico vietnamita que precisava de assistência para rastrear seus veículos e fornecer entrega rápida de pacotes de exames de sangue humano, amostras e kits de saúde aos clientes.
Devido aos materiais urgentes transportados, a Diag utilizou o Cartrack Delivery para despacho inteligente e simplificação da alocação de tarefas para garantir a entrega rápida dos materiais enquanto eles ainda estavam em perfeitas condições.
“A entrega permitiu à Diag expandir seus negócios em mais de 1.200%, ao mesmo tempo que reduziu pela metade os custos administrativos de logística”, disse Diag.
Ao utilizar estas melhores práticas e funcionalidades do Cartrack, os despachantes podem manter uma comunicação eficaz e eficiente com os motoristas, garantindo operações de frota tranquilas e seguras.
Cinco sinais de que sua empresa precisa melhorar a comunicação com o despacho
Quando duas partes não conseguem trocar informações de forma eficaz quando necessário, isso geralmente leva à diminuição da produtividade, ao cumprimento de prazos de projetos e à não execução de vendas. Às vezes é difícil identificar a origem dos desafios crescentes apenas pela má comunicação, pois isso afeta diferentes departamentos da empresa.
Aqui está uma lista de resultados que podem ocorrer devido à má comunicação:
- Falta de comunicação frequente
Se você começar a ver sinais de falhas de comunicação entre despachantes e motoristas, como informações de entrega não especificadas ou motoristas que não atualizam seus gerentes sobre mudanças de planos ou eventos que ocorreram que afetam sua capacidade de concluir suas tarefas, então você pode ter um problema de comunicação em seu mãos. Todas as informações vitais devem ser comunicadas com antecedência para garantir que as operações ocorram sem problemas para ambos os grupos.
- Falta de atualização em tempo real
Se os despachantes se esforçam diariamente para prestar contas das tarefas ou atividades dos seus motoristas, isso pode ser um sinal claro de falta de comunicação. Atualizações em tempo real sobre avaliações, status de entrega ou outras informações devem ser comunicadas para monitorar o desempenho e o uso do veículo ou para gerenciar as expectativas do cliente em relação aos cronogramas de entrega.
Sem as informações, os despachantes poderão não conseguir contabilizar atrasos no cronograma ou comunicar aos clientes sobre o paradeiro da carga, o que pode afetar a satisfação do cliente.
- Declínio da segurança do motorista
Preservar a segurança é uma prioridade máxima que é aplicada, monitorada e relatada regularmente com a ajuda de métodos de gestão de incidentes. Sem comunicação, ou sem o seguimento de medidas implementadas para determinados incidentes em frotas, os padrões de segurança podem diminuir e as medidas de segurança podem tornar-se menos seguidas, colocando em risco os condutores e outros condutores enquanto estão na estrada, bem como os trabalhadores no local de trabalho.
- Diminuição da produtividade
A falta de comunicação leva a ineficiências na conclusão de tarefas. Quando as atividades durante o horário de trabalho não são anotadas e acompanhadas, há espaço para perda de tempo, erro humano na papelada ou redução da satisfação do cliente.
- Má relação entre despachante e motorista
Muitas vezes, a falta de comunicação entre despachantes e motoristas deve-se à falta de confiança ou colaboração entre os dois. Os motoristas estão menos inclinados a expressar os seus desafios ou dificuldades a gestores com os quais não estão familiarizados. Isso pode levar a relacionamentos tensos e ao não cumprimento de ordens.
Se a sua equipa tem dificuldades com os sinais listados de falta de comunicação, então é altura de contactar a Cartrack. A Cartrack tem as soluções que necessita para melhorar e priorizar a comunicação em toda a sua frota e aumentar ativamente a eficiência da frota.
Visite nosso site www.cartrack.co.mz hoje.
